手書きの伝票が嫌だ。手書き文化について考える。

会計事務所で振替伝票を目にしたことがない人は、
まずいないと思います。

「手書き」の振替伝票です。

以前より使用する頻度は少なくなりましたが、(勝手に省略しています)
僕も未だに使っています。

会計事務所で使う事もありますし、お客さんが使う事もありますよね。
何だかこの伝票があるせいで仕訳ミスが多く発生しているように感じます。

さてこの振替伝票等は、今現在必要なのでしょうか?

今の時代と照らし合わせて、日常使うべきものなのでしょうか?

10年前の台湾

手書きは時間がかかる

以前の事務所、また現在の事務所でも、
振替伝票をまだ使っています。

決算修正がある場合に伝票を起票。
もちろん手書きです。

先日決算処理をしていて、振替伝票が30枚ほどになりました。
1枚の伝票にフル仕訳を書いたので、180仕訳ぐらいを起票。

腱鞘炎になりそうでした。

やはり感じた事は、時間がかかるということです。
単に僕が遅いという事もありますが。

毎回決算を組む際に、起票枚数が多い顧客の場合は疑問に感じています。

会計事務所で伝票を起票する利点としては、下記の通りでしょう。

基礎を学ぶ場合には手書きも必要

①紙媒体が確認しやすい(人もいる)

②請求書等から直でソフトに入力するよりミスを防げる

③ソフトに入力しやすい

こんなところでしょうか?

所長税理士の事情は別として、
新人さんに指導する場合は、まず上記の作業を徹底すべきだと考えます。

そういった部分は、僕も頭が昔の人間なんだと自覚していますが。

実は以前勤務していた事務所で釘をさされたことがあります。

その事務所に入った時は10年前ですが、当時としては(多分今でも)、
かなりIT関係が進んでいた事務所でした。

そこに入らなければ、ネット関係やワードプレスなども知りませんでした。

当時言われたことが、
「最悪、電子媒体が使用できなくなった時、手書きですべてを作成できる能力をもつこと」

実際今までそんな事は起きませんでした。

しかし、その考えには今でも賛同しています。

勉強も同じですが、基礎をいうのは必要だと考えています。

ミスを防ぐチェック体制を整えればいい

新人さんは別として、日々の業務において、
伝票は不要だと感じています。

例えば、決算修正処理で仕訳を起こすのであれば、
請求書やその他の資料から直入力の方が早いです。

そこで最も避けたい事は、仕訳等の入力ミスでしょう。

多くの会社ではミス防止のため、複数の目でチェックが入ると思います。

銀行にいたときは、本当に多くのチェック体制が整っていました。
それでも人間なので、当然ミスは起きていました。

いわゆる、あまり目を通さず判子だけ押しました!
といった場合にミスが起こりやすいですよね。

会計事務所でも、職員が作成した申告書等が、
そのまま1人歩きしてしまうという問題点を、税理士会の研修でよく耳にします。

ミスを防止するには、実際に処理した職員以外の別の人間が、
新しい視点、異なった観点で確認するというチェック体制が重要です。

そこまですると時間がない!
職員が行うことをイチイチすべて目を通せない!

といった考えのボスもいるでしょう。

ただ、少なくとも自分以外の他人のチェックは必要でしょう。

手書き文化の弊害

手書きの伝票で賄うことが出来るのであれば、
わざわざ変化させる必要はないでしょうか?

日常の帳簿関係は、エクセルを使うもよし、マクロを活用するのもよし、
自動取り込みを使うもよし、高度でなくても基礎的なIT技術を使うもよしの時代です。

むしろ、それらを活用すべきです。

しかし、手書き文化が根強い事務所の場合、
責任者の考え1つにより、職員はそれらに触れる機会がありません。

いくら自分で学習したとしても、わざわざ職場で
変えていきましょうよ!
とは言わないと思います。

そうすることによって、職員のスキル全体の底上げを図る機会が失われます。

手書き文化がはびこる場合の、よくない弊害だと感じます。

まとめ

職場での手書き文化については、
兼ねてからへきへきしています。

それをやめたら、もっと時間短縮になるのに!
と日々思います。

無理にでもやめないと、IT関連のスキルはどうしても身に付きませんよね。

振替伝票が販売されている以上、それは難しそうですがね。

 

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