お客様に渡す申告書は書面？それとも電子媒体？ファイリングは何がいい？
昨日は某会計事務所向け消耗品の業者から、決算書ファイル等の宣伝広告が。
キチっとした「決算報告書」、「所得税確定申告書」という文字が印字され、
とっても会計事務所らしい消耗品の数々。
そういえば、今年の確定申告時に迷った事の1つに、
出来上がった確定申告書をファイリングするかどうかの問題がありました。
きっと問い合わせはないだろうと台湾で遊び呆けていたので、
完成品をどんな姿で渡すのが、本当に何も考えていませんでした。
僕は現在、引渡物を書面で打ち出し、
高価ではないガバットファイルに閉じ込でいます。
書面打ち出しはスマートではありませんが、僕なりの理由があります。
そして安物のファイルを利用している理由は、
「ファイルなんてハッキリって資源の無駄。どうだっていい。」
と大抵の方から意見をいただいたからです。
も★く★じ
当初はPDFで渡すつもりだったけど
今まで勤務した事務所では、法人はしっかりファイリング、
元帳も別途元帳締めをしてファイリング。
僕は、12年間会社員をやっていても、元帳締めをマスターできず、
いつも何だかユルユルの元帳締めになっていました。
（こういう所って、性格でます。。）
所得税の確定申告書は、単にホッチキス止めをするだけだったり。
最初に勤務した事務所では、色画用紙で簡単に表紙だけ作成していたり。。。
「ああ、僕はそういうのとっても面倒くさい。。。」
という思いもあり、こんな時代だからPDFで渡してしまおう！と便乗の予定でした。
紙でモサモサ渡すより、データの方が利便性があるのかな。
と、当初は電子媒体で渡す気マンマン。
しかし結局、元帳も申告書も書面でファイリングして渡す事に。
ぜんぜんスマートではありませんが、いくつか自分なりの理由があります。
総勘定元帳がない、もらわない人がいる
以前も書きましたが、確定申告を問い合わせいただいた方の中には、
従前の会計事務所から、元帳をもらっていないという方が何名がいました。
一度も元帳を見たことが無いという人も。。。
「きっと関西では、そういうのものなのだろう」と思いましたが、
冷静に考えた後、僕はとっても困りました。
とりわけ仮勘定の内容が不明であったり、何年も残高の変化がない科目には高確率で遭遇し、
元帳がないと「困ったなー」と、解決の方法がありません。
電子媒体で渡したとしても、おそらくは「もらっていない。」
という事は起こりえるんだなあと感じてしまい。
来年、他の税理士さんが困らない為に、元帳を紙で打ち出しておくことにしました。
書面で打ち出しする必要性を知らない人も多い
ご自身でソフトを用いて経理をされている方の中には、
申告まで全て自分で完結している方もいました。
昨年の内容を確認したい時、僕はとりあえず「元帳みせてください」言いますが、
しばしば「？？？」という返答を受けます。
総勘定元帳は基本は打ち出しておく事を知らない人は意外にいます。
おお！最先端の電子帳簿保存ですね！なんてハイテクなんだ。
なんて奇跡が発生するはずがありません。。。
直ぐに書面にできる状態であれば、特段の問題はないのだろうけれど、
ルールは守るべきなのかな？という思いもあり、基本は書面で打ち出しするに至ります。
過年度ファイルにやばい届出書を発見
数年分の確定申告を預かった時、一応は僕もペラペラと見ているふりをします。
ボーっとページをめくるだけなのですが、
時々、やばい届出書を発見したりもします。
特にびっくりした事は、相続税法第21条の9の届出書です。
10年以上も前のファイルの中に眠っていました。
特別な届出書は、税理士が変わったら、まず気付かないですよね。
そういうのは、埋もれていく毎年の申告書と一緒に保管しては絶対にいけいない。
特別な届出書は、税理士が変わっても目に見える重物として、
書面でファイリングしていくことしました。
過年度の申告書がバラバラ、ゴチャゴチャ
過年度の申告書が手元にあるものの、剥きだしてホッチキス止めだけ。
またホッチキスを外した為か、バラバラゴチャゴチャの方も。
ある年度分の申告書が見当たらなかったり、
1表だけが不在になってしまったり。。。
僕が勤務した事務所でも基本はホッチキス止めだけだったので、
その気持ちはわからないでもありません。
しかし抜け落ちている部分があると、やはり困りますよね。
行政文書の開示請求という最終手段を利用すればいいのですが、
「管理」という面において、情けないという感じもします。
申告書や元帳はしっかりと管理させておく事も役割の１つだと感じ、
その年の申告書や元帳、そして疎明資料、青色決算書作成に伴う疎明資料や内訳書は、
ガバットファイルに一式閉じこむに至りました。
できるだけ来年の行う方が迷わないよう、
１つにまとめておくことにしました。
書面かデータかは状況に応じて
結局の所、書面かデータかは状況に応じる事が一番。
電子申告データで申告書を残した方の中には、PDFが壊れ、
IDとPINもわからなくなり、税務署へ開示請求した方も。
書面のファイリングが場所をとり不要。
必要な時に申告書を取り出すには、書面で手に取れる方がいい。
いろいろな意見があると思いますが、どうせ面倒な事になるのなら、
最初から打ち出しすればいいと思うようになりました。
僕が使用しているファイル
ファイリングは、ザ・税理士事務所ではなく、
わずか数百円のガバットガバットファイルを使用しています。
1冊150円程度の価格ですが、厚みもあり直立します。
ヘナヘナにならないし、そう簡単に降り曲がりません。
むしろ折り曲げるには、かなりの力が必要です。
厚さも調節でき、申告書から元帳、疎明使用までスッキリ収納。
しかし一応、申告前に全てのお客さんには聞きました。
オレ「ザ・決算書が印字されたのじゃないけど、いいっすか？」
客「あれダサいよね。眠いデザインだしハッキリいってファイル要らない。どうせなら可愛いのにしてね。」
という方が大半でした。
ザ・税理士デザインのファイルを買う事はきっとないのでしょう。
まとめ
税理士事務所用の消耗品って、よく見ると結構なお値段だと知りました。
そういった面でも、今までボスにお世話になっていたので、
立場が変わってみないとわからないものです。
紙が電子媒体かは悩ましい部分ですが、本当に必要だと感じたものは、
他人の意見や世の中の動向に左右されず、思い切って判断していきたい所存です。
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