web記帳指導がもうすぐ満了。メール、チャット、ZOOMによる記帳指導で難しかった事。
5月からwebやメール、チャットを利用し、
対面せずにweb上で記帳指導を行いました。
直接納税者の事業やお金に関わるわけではないので、
税理士としては、特段優れた商品ではないのかもしれません。
ただ、4月初めにＨＰにアップして以降、2件の成約をもらい、
ヒットした率直な感想は嬉しいものでした。
今後は問い合わせがあるかわかりませんが、
僕にとっては素晴らしく貴重で良い経験だったのです。
継続契約ではないので、今月を以て満了です。
初めての経験を残しておくべく、僕が感じた通信媒体を利用する
記帳指導の良し悪について投稿しておきます。
記帳指導の経緯について
記帳指導は、確定申告終了後、ＨＰを改定している最中、
個人の開業サポートという名目で4月初めにアップしました。
昨年度の僕は、開業税理士の登竜門である税務署の記帳指導に参加。
ええ、僕よりもでっかい税理士さんが沢山。
消費税の記帳指導を含めると合計20先。
ただし、結局全ての回数を満了した先は5件でした。
1時間半という時間、そしてあくまでも納税者自身が記帳を行い、
その指導を行うという事で、僕もあれこれ口を出す事はしませんでした。
自分なりにしっかり記帳している方に場合、
手直しをしても、１時間半という時間でほぼ十分。
しかし、全く記帳がわからない、初めてという方の場合、
2時間かけてもなかなか進まなく。。。
特に開業したての方の場合、源泉徴収や年末調整といっても、
そりゃ1時間半じゃ無理だろって思います。
開業されて数年の方の確定申告を受け付けた時、
また個別相談の問い合わせがあった方からは、
開業当初、毎日の記帳方法を随時教えてくれる何かがあったら良かった。。。
（当然、顧問のような重たいものではなく。。）
という希望があり、webや対面式で記帳指導を行ってみようと思いました。
文章や図だけで説明する事は訓練が必要
コロナの影響もあり、実際はweb媒体で行う事に。
といっても、使用できる媒体は限られていますよね。
メール、チャット、ZOOM、Slackを利用。
基本的な使い勝手はどれもあまり変わりありませんが、
最も悩んだ事は、随時の問い合わせに対する相手への伝え方です。
言葉で発すれば5分、10分で済むような事も、
メールやチャットなどの文字化すると、それなりに時間が。
随時なので、その度にweb会議を実施するわけにもいかず。
じっくりと考えて処理をしてもらうのであれば、
やぱりweb会議をしながらでない方がいいですよね。
迷いやすい部分を文章化したり、スクリーンショットで加工したり。
また、改めて図やイラストで視覚的に表現したり。。。
それらを行っていたら、それなりに時間を要してしまいました。
もちろん、僕がどんくさいだけなのですが。
ただ、即座に視覚的に把握できる表現の方法を描くことは、
訓練を重ねる必要がある事を実感しました。
もしかしたら、わかりにくかった部分もあったかも。
言葉を発しないで、随時相手に何かを伝える事って、
時間がかかり伝えたかも難しい事を実感しました。
対面しないで相手の反応を読み取る訓練が必要
税務署の記帳指導をしていた時、しばしば、
あれがわからない、これがわからないと、質問がありました。
相手から直接発されると、わからない部分が明確でわかりやすい。
僕からの返答に対する、相手の反応も一目瞭然です。
しかし、実際には一度も対面です、web上だけで会計記帳を確認したり、
随時相手とやり取りを行っていると、先方の反応が把握できず。。
自分の伝え方が本当に良かったのか？
また、伝えたい事が正確に伝わっているのか？
もしかしたら、間違い等をしていないのか？
自分が発した意図が正確に伝わっているのか？
相手の反応を直接確認せずに、自分の意図する事が伝わったのか？
web媒体でうまくやっていくにも、それなりに訓練が必要なんだと感じます。
対面式以外の方法で、相手の反応の確認方法を準備しておく必要があると知りました。
僕はそれを怠っていたので、失敗をしてしまい。。。
クラウド会計は、相手側の記帳を確認する事は容易ですが、
隠れた問題点やそこから見えてこない事を把握するには、
もう少し距離を狭める必要があると感じます。
返答に少し時間がかかり非効率だった部分も
料金については賛否があるかと思いますが、
僕は月額10,000円で、記帳指導を行いました。
まずは僕がごちゃごちゃになった会計仕訳を綺麗に整備してく所から。。。
クリーンアップが済んだら、毎月の処理を指導に移りました。
経理関係の相談は制限なく、メールやチャットで随時受け付け。
大抵の場合は当時中に、遅くても翌日には返信していました。
資料を作成する時は、翌日になっていましたが。。。
当然ですが、本当に随時質問が来ます。
でもそういうものですよね。
僕だって、ワードプレスやweb関連でわからない事を聞きたい！
と思ったら、随時質問したいですから。
でも随時の質問の返答は文章ではなく、図の方が望ましい場合、
回答するまでにタイムラグがあったり。。
ダラダラ文章を書いているだけど、
ぱっと見でよくわからない事ってありますよね？
そんな思いもあり、図や絵で表現してみたのですが、
文章を書くよりもやや時間がかかりました。
そして月2回程、web会議で取りまとめや注意・確認事項、
気付いた点やフィードバックをしていました。
（もちろん、相手からのものも含めて。）
もっとうまく、効率的に行う方法があったのかもしれませんが、
僕はこういうものに、近道はないと感じています。
経理初心者や開業間もない方が、しっかり経理をする為には、
はじめが肝心だという事は、流石の僕でも知っています。
なので、初めのうちはやや詰めてやり取りをしていましたが、
相手にとって、本当にこれで良かったのか？少し反省をしています。
今回はクラウド会計を使用し、毎月確実にチェックする帳票とポイントに慣れて、
自身で正確に修正する事ができるようになればいいと感じていました。
そうすれば、多少の誤りはあっても、確定申告はスムーズになるかと。。
自分にとっては初めての経験であったため、不手際があったのかも。。
今後問い合わせがあった時は、もっとうまくできるようになればと感じます。
まとめ
webを通したやりとりって、難しいですよね。
オンライン会議で、どちらかが一方的に話すのであれば、
ややこしい事は考えなくていいのですが。
文字や図で伝えたいとなると、時間がかかったり、
また正確に伝わったのかどうかという心配も。。。
ただ、メールやチャットは口頭とは異なり、
指導内容が文字で残るところがいい部分です。
意外にメモってとらない人も多く、
とっても後から見て、何なのかよくわからない事も多々あります。
今後も使用する媒体や料金等について変更する予定はありません。
次回の機会があれば、もっとうまく行いたい所存です。
最新の税務記事
2020.06.21非業務用資産を譲渡した場合の取得費算出における注意事項
今日の一言
break through this impasse：現状を打破する