できるフリーランスはやっている顧客別カルテの作成。

12月末、毎月利用している床屋さんへ。

イケメンの兄ちゃんが1人でやっているので、

こんなオッサンでごめんさないと、いつも心の中で唱えています。

毎回気になっていたのですが、

カットを始める時と最後にセットする時に、

何やらクリアファイルをみていました。

約2年通っていて今更気づいたのですが、

毎回顧客台帳のようなものを作成・記入しているようでした。

えっ、まさか一日の終わりにコツコツ作成しているの？

こんなくだらない毎日ブログより、価値があるマメな精神力。

ああ、だから人気なんだなあと納得しました。

人が入るお店は、みんな努力をしている事を痛感してしまいました。

 見えない努力をしている姿を痛感

僕は自転車で40分程かけて床屋さんに通っています。

わざわざ通う理由は、ひとりで経営している事、

自作のワードプレスでHPを作成していた事、

今どき予約方法が電話オンリーだからです。

「電話のみ」という方法は、おそらく賛否があるのだと思います。

ただ、その「電話のみ」に逆に惹かれてしまい。。。

それでもしばしば予約が一杯になるので、「電話」という方法は、

あながち侮る事はできないツールです。

人気で凄いなあと、ただ感心していましたが、

よくよく見ると、毎回どのような作業をしたのか、

顧客別のカルテを作成しているようでした。

前回、どの程度の長さにしたのかなど。

記録を残すという作業は、非常に面倒。

正直、かなり驚きました。

カットしている最中、よく予約の電話が鳴りますが、

お客さんが来るのには、それなりの努力があるんですね。

 面倒で作成する業務処理簿では意味がない

年明けに、業務処理簿を令和3年度版に更新しました。

個別相談を行った時、顧客の元に訪問した時も、

とりあえず真面目に作成していましたが、面倒だなあと思う事も。

訪問して帰宅して作成、個別相談を終えて作成。

それ程時間がかかることではありませんが、

だからこそ、今まで面倒だなあと。。。

税理士らしい仕事をするようになった昨年は、

個別相談については、顧客へのフィードバック（話した相談内容や補足事項）を、

税務処理簿の別紙としていました。

ただ、顧問先等については、毎回の訪問を記録した経過など、

いわゆる顧客別のカルテのようなものは作成していません。

法定の税務処理簿を作成しているものの、

別途、顧客や自分にとって有意義な記録や台帳を作成しているかというと。。。

顧客別に時系列で対応した内容を、

一覧等で把握可能な媒体は、作るべきだと実感しました。

 顧客別台帳やカルテの作成を考えておくべき

僕は開業した2019年4月から10月まで、

仕事らしい仕事をせず遊んでました。

当然ですが、顧客別のカルテ作成について、

あまり考えませんでした。

そして顧問先ができたり、仕事のような事をするようになってからは、

時すでに遅しで、顧客別カルテ等を作成する事に頭が向かず。。。

仕事がない時やお客さんがいない状態では、

考えることではないのかもしれません。

しかし、人気のフリーランスはやはり努力していたのです。

僕はそんな事にも気づかず、何とも間抜けでした。

ええ、不甲斐なさを目の当たりにしてしまい、

髪を切ってもらって、なぜかかなり落ち込んでしまいました。。。

今後開業するのであれば、

時系列で顧客対応を把握できる顧客別台帳やカルテの作成を考えておくべきです。

 まとめ

人気のお店には、それなりの理由があるんだなと実感です。

もしかしたら、多くの方が、

顧客別のカルテは作成しているのかもしれません。

僕は法定の税務処理簿のみ仕方なく作成していたので、

かなり鈍感だったのかもしれません。

顧客別のカルテと業務処理簿が2重になってもいいので、

今年から顧客別のカルテ等の作成を心がけていきます。