ランチタイム中の電話、何を言いたいのかわからない電話。電話応対で気をつけている事。

昨年12月頃から、自分宛ての電話が少なくなりました。

引き継ぎは終了しており、退職が近づいているとシミジミ思います。

 

電話というと、仕事をしていて困らせる事の1つですよね。

お昼近い時間であったり、定時終了間際であったりすると、

イラっとすることがよくあります。

電話を取らざるを得ないことが圧倒的ですが。。。

 

もちろん、自分が役所や税務署へ問い合わせ電話をすることもあります。

「ああ、今の質問の仕方は、相手に伝わらなかったかも?」

よくで受話器を置いた後、反省することがあります。

自分が電話をする場合も含めて、電話対応について考えたいと思います。

Telephone answering

ランチタイムの電話が鳴る事

えー、何で今電話なるかな?

とよく思うことが、ランチタイム中の電話です。

大抵の場合、12時から1時の間は多くの会社ではランチタイムだと思います。

 

わざわざその時間帯に電話が鳴ると、

なぜ今?と思う事もしばしば。

そういう電話に限って、単純な質問内容であったりすることが多く、

大抵の場合、緊急性を要しないものが多いです。

銀行勤務の時は、営業店内部は交代で、営業職は各自でランチ休憩をとる為、

あまり昼時の電話については気になりませんでした。

 

会計事務所に転職してからは、昼時に電話をとらなければならない事が、

当初は非常にストレスでした。

 

当然と言えば当然のことですが、個人的にランチタイム前後は、

外部に電話をしない方が無難です。

 

相手の昼の時間を削らせる事になりますからね。

Time thief

複数回にまたがる電話

電話でお客さんから質問を受けるとき、

何点か取りまとめて質問する人、

質問点を1回1回、その都度電話をかけてくる人がいます。

 

意外な事に、これは顧客だけではなく、会計事務所職員を見ていても、

その都度その都度、顧客に質問の電話をする人もいます。

 

個人的には、一通り目を通して、聞きたいことまとめればいいのにと思います。

勿論、緊急性を要する事は除きますが、大抵の場合そうじゃありません。

 

何度も何度も電話をすると、その都度その都度相手の手を止め、

更には、相手の時間を奪う事になります。

 

その煩わしさについては、社会人であれば、誰もが経験していると思います。

自分が仕事をしていて、何度も呼び止められ、(若しくはボスから1回1回質問され)

にっちもさっちもいかない事ってありますよね?

 

問い合わせは事項は、できるだけ整然と整理して、

相手の目に見えるように公開する事が望ましいと感じます。

最も知りたい事を明確に

お客さんから電話を受けて、何をいいたいのかわからない事ってありますよね?

僕もよくある事ですが、役所へ問い合わせをする時、

自分で何を言っているのが、聞きたかったのか、

わからなくなってしまう事があります。

 

多くの場合、自分の中で聞きたい事を整理出来ないまま、

「わかんない、これ聞こう。」

と安直な思いで問い合わせると、そうなります。

 

これでは、電話を受けたくれた役所の人にも迷惑ですよね。

ちょっと仕事が詰まっている時、未だにしがちで反省しています。

 

そんな時は、やはり一息おいて、簡単でいいので、

最も知りたい事とその理由を書き出す事です。

文字にする事で、不明(=不安)な事が、明確になります。

what to say

また、相手に対しては、結論(問い合わせ内容)をまず先に告げる事です。

 

通常問い合わせする際、

「○○○について、うかがいたいんですが。。。」

といいますが、

「実は今○○でして、○○をしていまして、○○でして。。。」

と永遠に過程を述べ、句読点がずっと継続する話し方をする方がいます。

 

話の趣旨を掴むのが、大変ですよね。

 

最も知りたい事は、まず先に述べることが肝要です。

まとめ

電話って、相手の時間を奪いますよね。

自分から電話をかける時は、その時間帯に注意する様にしています。

日々自分あての電話が少なくなると、

何だか淋しい気もします。

あとは確定申告だけですが、また電話が沢山なる時期なので、

うまく対処したいなあと思います。

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